Strategia de asigurare a durabilitatii centrelor de servicii

Acest document a fost redactat in anul 2006 la solicitarea Agentiei Elvetiene pentru Cooperare pentru Dezvoltare, care a dorit o reexaminare a perspectivelor de asigurare a durabilitatii centrelor de servicii pe piata muncii finantate in cadrul cooperarii romano-elvetiene incepand cu anul 2000.

Programul "Piata fortei de munca din Romania"

Principalele provocari ale pietei muncii in multe regiuni din Romania sunt somajul de lunga durata si existenta unui numar ridicat de persoane marginalizate, persoane care nu sunt inregistrate la agentia pentru ocuparea fortei de munca, persoane fara venituri, educatie sau calificare.  Din dorinta de a oferi solutii pentru ameliorarea acestei situatii, programul si-a propus:

• sa contribuie la scaderea ratei somajului si sa continue sa sustina servicii active eficiente pe piata muncii;
• sa imbunatateasca calitatea serviciilor existente destinate ocuparii somerilor si persoanelor aflate in cautarea unui loc de munca;
• sa sprijine intreprinderile mici si mijlocii, astfel incat acestea sa-si consolideze pozitia pe piata si sa poata oferi noi locuri de munca.

Programul s-a bazat pe parteneriatul cu organizatii locale, independente, care au structuri manageriale proprii (adunare generala, consiliu director si cenzori). Membrii fondatori ai  patru dintre aceste organizatii sunt sindicate, companii metalurgice, Federatia Sindicatelor din Siderurgie METAROM,  primaria, alte persoane si institutii.

12 centre de servicii au acompaniat eforturile de reintegrare a somerilor pe piata muncii, oferind:

• dobandirea unor noi competente profesionale in cadrul centrelor de formare profesionala.
• dobandirea unor abilitati de cautare a unui loc de munca, prin intermediul serviciilor de informare, consiliere profesionala si mediere a muncii.
• dobandirea unor abilitati antreprenoriale si sprijin in dezvoltarea afacerii, prin intermediul serviciilor oferite de centrele de consiliere in afaceri.

Cel putin 7000 de persoane fizice si 900 de intreprinderi mici si mijlocii au beneficiat de servicii in fiecare an.

Modelul initial s-a intemeiat pe prezumtia ca aceste centre vor fi finantate, dupa retragerea donatorilor straini, din fonduri publice sau prin intermediul acordului de acompaniament social al persoanelor concediate din metalurgie, negociat intre FNS METAROM si organizatia patronala din metalurgie Hefaistos in 1996. Pana in 2006 aceste asteptari nu s-au confirmat, in special datorita faptului ca noii patroni din metalurgie au aratat un interes foarte scazut pentru aceste centre de servicii dupa ce statul a acoperit costurile concedierilor colective.

Retragerea principalilor donatori a ridicat probleme in ceea ce priveste asigurarea durabilitatii centrelor de servicii, in lipsa accesului la alte finantari, principalul motiv fiind acela ca programul de pe piata muncii a avut ca grup tinta in special persoanele fara venituri sau cu venituri mici, care nu sunt in masura sa contribuie la finantarea serviciilor, in timp ce fondurile publice au fost directionate catre agentiile publice locale sau pentru programe speciale, care se adresau in special altor categorii sociale (mineri, persoane disponibilizate din armata, persoane din mediul rural etc.).

Scop

Scopul strategiei de asigurare a durabilitatii centrelor de servicii pe piata muncii din cadrul Retelei REPER este sa sprijine organizatiile membre ale retelei sa minimizeze dependenta de donatorii externi. Aceasta înseamna evitarea dependentei de o singura sursa de venit, obtinerea echilibrului între veniturile provenite din granturi nerambursabile si veniturile din activitati fara scop lucrativ, în scopul acoperirii cheltuielilor operationale si administrative dar cu pastrarea libertatii de determinare a prioritatilor, în concordanta cu viziunea, misiunea si stategia proprie.
 Strategia examineaza durabilitatea din punct de vedere financiar, organizational si de impact, concentrându-se în special asupra durabilitatii financiare a centrelor de servicii.

Definitia durabilitatii

Pentru o clarificare a termenilor, am definit durabilitatea ca pe un stadiu de dezvoltare a organizatiei suficient de avansat încât:

• Organizatia are suficiente resurse financiare si active tangibile necesare pentru a supravietui pentru o perioada de 2-3 ani;
• Aceste resurse sunt suficiente si disponibile fara întrerupere pentru ca organizatia sa ofere servicii la un nivel adecvat de calitate, recunoscut de clienti;
• Organzatia îsi poate permite sa investeasca în propria sa dezvoltare, ceea ce înseamna ca poate aloca resurse pentru recrutarea si instruirea unui personal competent, pentru fundrising si pentru promovare;
• Organizatia se bucura de suficienta încredere si credibilitate în rândul comunitatii pentru a atrage sprijin din partea partenerilor, beneficiarilor si al institutiilor publice; 
• Organizatia are o misiune si o viziune clare si un leadership care îi permite sa urmareasca atingerea obiectivelor;
• Organizatia are un portofoliu divers de donatori.

Metodologie

Pentru a analiza durabilitatea organizatiilor am utilizat auto-evaluarea, folosind un chestionar, mai multe instrumente si formulare la care au raspuns coordonatorii centrelor de servicii si evaluarea realizata de ADO SAH ROM pe baza unui chestionar intitulat matrice de scorare, realizat special pentru acest scop.
Analiza datelor obtinute prin aplicarea acestor instrumente a condus la întocmirea unor scenarii posibile, dintre care cel mai probabil a fost considerat acela ca organizatiile membre îsi pot continua activitatea în concordanta cu legislatia si contextul local, la un nivel mai redus. Acest scenariu însa este însotit de o preconditie: eforturile conjugate ale tuturor membrilor retelei, precum si ale fiecarui membru în parte de a depasi problemele legate de trecerea de la un singur donator major la un portofoliu de donatori. Din pacate însa, toate scenariile studiate implica urmatoarele probleme carora trebuie sa li se gaseasca solutii. Prima se refera la capacitatea organizatiilor membre de a face fata schimbarii, în contextul reducerii de personal. Va fi o provocare pentru membrii REPER sa se dedice simultan îndeplinirii obiectivelor proiectelor aflate în derulare si implementarii planului de actiune pentru asigurarea durabilitatii. în al doilea rând trebuie gasita o solutie privind capitalul si disponibilul de lichiditati, mai ales din perspectiva asigurarii prefinantarii proiectelor (daca ne gândim la Fondul Social European). Si nu în ultimul rând, trebuie îmbunatatite activitatile de networking si lobby, în vederea dezvoltarii de parteneriate si atragere de noi finantari.

Urmatorul pas a fost dezvoltarea Planului de actiune pentru perioada septembrie 2006 - decembrie 2007. Obiectivele specifice au fost definite astfel:
1. Imbunatatirea durabilitatii organizationale, financiare si de impact a membrilor retelei REPER din Hunedoara, Campia Turzii, Iasi, Roman, Targoviste si Bucuresti.
2. Facilitarea formarii de retele, a parteneriatelor si a colaborarii cu autoritatile locale, ONG-urile nationale si internationale, cu institutiile publice, companiile locale etc. în vederea accesarii fondurilor structurale.

Rezultate asteptate

• Structurile organizatiilor partenere (adunarea generala, comitetul director, comitetul executiv) sunt consolidate si implicate activ în elaborarea strategiilor si politicilor.
• Centrele care ofera servicii si personalul sunt ajustate în functie de provocarile noi.
• Resursele financiare ale fiecarei organizatii sunt diversificate.
• Portofoliul serviciilor si clientilor sunt ajustate si diversificate conform axelor de prioritati si domeniilor de interventie cheie din Programul operational sectorial de dezvoltare a resurselor umane 2007-2013.
• Comunicarea cu stakeholderii si comunitatea locala s-a imbunatatit.
• Capacitatea organizatiilor partenere de a forma retele, de a promova interese specifice (a face advocacy), strânge fonduri si de a vinde servicii s-a îmbunatatit.
• Organizatiile partenere sunt bine informate despre conditiile de acces la fondurile structurale.
• Reteaua REPER este o structura de încredere care ofera un cadru de referinta (pentru benchmarking) si posibile parteneriate, schimburi de experienta, standarde de calitate comune si dezvoltarea de modele de bune practici.
• Reteaua REPER stabileste parteneriate cu organizatiile europene pentru a accesa fondurile europene.

Activitati

• Organizatiile membre ale retelei recruteaza noi membri.
  Adunarea generala a organizatiilor membre numeste un nou comitet director/board (cu membri noi care se implica activ în deciziile strategice ale organizatiilor locale).
• Adunarea generala adopta masuri pentru asigurarea durabilitatii organizatiei.
• La fiecare 6 luni, în fiecare locatie a proiectului se organizeaza o întâlnire a board-ului, stakeholderilor si beneficiarilor la care se adopta masuri strategice.
• Adoptarea unor organigrame noi, angajare/concediere de personal etc.
• Implementarea sistemului de management al calitatii (ISO sau EFQM) în centrele de pregatire profesionala, în conformitate cu legea.
• Elaborarea unei strategii financiare (tipuri de finantare, rezerve, costuri centrale/de baza), definirea combinatiei de finantari, stabilirea tintelor.
• Implementarea masurilor de control si calcularea costurilor pentru îmbunatatirea managementului financiar.
• Dezvoltarea de noi servicii (resurse umane, asistenta sociala, formare profesionala în conformitate cu axele de prioritati si domeniile cheie de interventie din
• Programul operational sectorial de dezvoltare a resurselor umane 2007-2013).
• Schimb de experienta, benchmarking în interiorul si în afara retelei REPER cu privire la serviciile platite, propunerile de finantare, dezvoltarea de parteneriate etc.
• Evaluari, analize de nevoi sau cercetari care urmaresc sa identifice oportunitati noi de dezvoltare de proiecte cu alti donatori.
• Se iau decizii strategice de catre fiecare organizatie (de exemplu, Iasi, Hunedoara - obtinerea de noi acreditari pentru  serviciile de asistenta sociala).
• Comunicare si campanii de promovare (pentru 2% din impozit).
• îmbunatatirea comunicarii si transparentei: publicarea rapoartelor anuale, organizarea conferintelor de presa, îmbunatatirea web-site-urilor, prezentari publice etc.
• Crearea unei baze de date cu organizatiile care ar putea deveni partenere în proiecte viitoare.
• Participarea la forumuri, liste de discutii, comitete (la nivel local si national), la evenimente în domenii precum: piata muncii, dezvoltarea resurselor umane, sectorul non-guvernamental etc.
• Formare pentru accesarea fondurilor structurale.
• Participarea la întâlniri, consortii locale, discutii cu privire la fondurile structurale si Fondul Social European la nivel local si judetean.
• Promovarea retelei REPER pe Internet, în buletinul Voluntar, revista Atitudini, lista UE etc., prin mail, Alfa Press etc. pentru a spori numarul de membri.
• Organizarea unei întâlniri cu toti membrii pentru definirea statutului, structurii si planului de actiune.
• Promovarea retelei REPER si stabilirea relatiilor cu institutiile publice.
• Contacte cu organizatii nationale si internationale.
• Participarea la conferinte nationale si internationale.

Pana la sfarsitul anului 2006, masurile luate de membrii retelei pentru asigurarea durabilitatii  au fost:
1. Reducerea costurilor, prin masuri de:
- Reducerea personalului
- închiderea unor centre sau renuntarea la anumite servicii
- Externalizarea serviciilor de contabilitate
- Reducerea unor cheltuieli (renuntarea la linii telefonice, consumabile etc.)
- Eliminarea costurilor legate de obtinerea unor noi autorizatii pentru cursuri de formare profesionala, prin încheierea unui acord de parteneriat între Asociatiile Pigmalion, Prometeu, Asociatia REPERE si sindicatul Siderurgistul, care permite extinderea ofertei de servicii.
- Incheierea unor contracte cu firme locale, care contribuie la cheltuieli (materiale de practica, plata lectorilor sau a instructorilor de practica).
2. Aplatizarea diagramei de personal.
3. Promovare cu accent pe oferta de servicii si nu pe centrele de servicii.
4. Reactivarea consiliilor directoare si aprobarea strategiei de durabilitate în adunarea generala a organizatiei.
5. Atragerea primariei si a C.N.S. Cartel ALFA ca membru în organizatie si în consiliul director.
6. Formalizarea Retelei REPER.
7. Publicarea rapoartelor anuale pentru 2006 în toate organizatiile membre.
8. Organizarea unor întâlniri cu stakeholderii.
9. Participarea în consortii locale si regionale.
10. Aplicarea pentru fonduri Phare.
11. încheierea de parteneriate cu firme locale pentru atragere de fonduri.
12. Initierea unor noi servicii (asistenta sociala, formare profesionala etc.).
13. Extinderea activitatii în alte domenii (cultura, educatie, cross-border cooperation).
14. Apartenenta la noi structuri federative (Federatia Organizatiilor Neguvernamentale pentru Dezvoltare - FOND Romania).

In anul 2007, pentru asigurarea durabilitatii organizatiilor au fost luate urmatoarele masuri:

• Adunari generale si intalniri ale consiliilor directoare (aprobarea planurilor de restructurare si a noii organigrame, aprobarea BVC-ul pe 2007, a strategiei pentru 2006-2007 si a Planului de actiune privind asigurarea durabilitatii, discutarea problemelor referitoare la derularea proiectelor, a problemelor financiare datorate aprecierii leului etc.) 
• Oferire de servicii contra-cost 
• Extinderea ofertei de cursuri de formare profesionala in parteneriat cu alte firme locale. 
• Semnare de parteneriate cu institutii si firme locale.
  Articole publicate in ziarele locale - Hunedoara, Roman.
• Participare la sesiunile de informare privind fondurile structurale, Fondul Social European si lansarile de licitatie de proiecte PHARE. 
• Atragerea de fonduri din partea primariei.
• Organizarea unor intalniri cu stakeholderii - "Ziua portilor deschise"
• Realizarea sau actualizarea paginilor de web 
• Publicarea rapoartelor anuale pentru 2006.
• Aplicarea pentru alte finantari: Phare (dezvoltarea resurselor umane, masuri de incluziune sociala, invatarea pe tot parcursul vietii), Matra KAP, Programul de vecinatate Romania - Moldova, Programul de consolidarea a societatii civile din Romania finantat de USAID, Programul East - East, finantari din bugetele locale (primarie, consiliul local, consiliul judetean) etc. 
• Campanii 2%.
• Parteneriate cu firme locale pentru atragere de fonduri.
• Initierea unor noi servicii (asistenta sociala, formare profesionala etc.) 
• Extinderea activitatii in alte domenii (mediul rural, cultura, educatie, cross-border cooperation) 
• Prelungirea acreditarii serviciilor de mediere, informare si consiliere profesionala cu un an, conform HG nr. 277/2002 modificata cu HG nr. 790/2004.
• Inscrierea in baza de date a OIR POSDRU (Organismul Intermediar Regional - Planul Operational Regional Dezvoltarea Resurselor Umane) ca potential promotor de proiecte pentru a participa la sesiunile de pregatire in vederea obtinerii de finantare prin POSDRU 2007-2013 dar si prin PHARE 2005 Masuri Active de Ocupare si PHARE 2006 Masuri de Incluziune Sociala.
• Apartenenta la noi structuri federative (Reteaua Antisaracie, in perspectiva Asociatia Evaluatorilor din Romania - EVALROM)